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Pasar de la espiga de trigo al pan.

RESUMEN: Para poder controlar los costes de forma eficaz y cumplir los objetivos, es indispensable pasar de bases de datos con literalmente miles de campos (espigas de trigo de difícil digestión) a un puñado de indicadores de costes, de los que vigilamos su evolución y los efectos de las decisiones tomadas (es decir, pan recién horneado).

Mantener los costes bajo control es una tarea de vital importancia. No obstante, también es una tarea ardua y complicada con datos permanentemente cambiantes. Por eso, para controlarlos es necesario monitorearlos, es decir, vigilar permanentemente su evolución. ¿Cómo monitorearlos?

CONSTRUYA INDICADORES. Vigilar los costes arroja, literalmente, una cantidad impresionante de datos. La mayoría de estos datos explican hechos, pero no dicen nada claramente. Los indicadores, muestran (indican) los hechos relevantes, lógicamente de ahí el nombre. ¿Cómo se construyen los indicadores?

SELECCIONE LA INFORMACIÓN ÚTIL. La información es tal sólo si es útil, si se puede hacer algo con ella. Un indicador resume en información útil los datos que explican los hechos, pero que en su estado original son “sólo muchos datos”. ¿Cómo generar información?

INFORMACIÓN: SON DATOS PROCESADOS. Para hacerlo y extraer el máximo de su potencial entra en juego la técnica y la experiencia del especialista añadidos al conocimiento del negocio del usuario. Es complicado que uno lo haga sin la permanente cooperación del otro ¿Cómo procesar datos?

PROCESO DE DATOS. Para ser procesados, los datos deben clasificarse (en a, b, c, d, e, f), discriminarse (tomamos a, b, c, d, excluimos e, f) simplificarse (sumamos datos de la misma clase y, sólo entonces, procesarse (obtener x, que resume lo anterior). ¿Cómo se eligen los datos y el método de procesamiento?

ELECCIÓN DE DATOS RELEVANTES Y DISEÑO DEL PROCESAMIENTO ADECUADO. Como se ha indicado previamente, esto se basa en la técnica y la experiencia aplicada a cada caso. Generalmente es necesaria la participación de un especialista. El proceso puede ser manual, con hojas de cálculo o con software especializado, dependiendo del volumen y valor de la información, así como de la exactitud y confiabilidad requerida. ¿De dónde y cómo se extraen los datos?

EXTRACCIÓN DE DATOS. La mayoría de los datos se extraen del programa de gestión y de la contabilidad, complementados ambos con informes de actividad. Cómo se extraen, varía desde la emisión de reportes hasta la interconexión de bases de datos. La primera es más barata en el corto plazo, la segunda es más rentable a mediano y largo plazo por su exactitud y rapidez. Es importante encontrar el equilibrio de tiempo, coste y beneficio.

DATOS CONFIABLES: Requieren de un control de gestión adecuado.