Si desarrollamos protocolos para el 20% de nuestra actividad de gestión, liberaremos el 80% del tiempo que dedicamos a ella. Es un hecho, no un deseo. Además, las decisiones serán más certeras porque están mejor pensadas.

 

Se dice que Mark Zuckember (Facebook) o Steve Jobs (Apple) en su momento tomaron la decisión de disponer de decenas de pantalones y camisas iguales para no tener que pensar cada mañana en qué ponerse y cómo combinarlo. No me consta, pero es un ejemplo muy básico de protocolo que ahorra tiempo (el bien más valioso y escaso) y desgaste mental/emocional en personas con exceso de trabajo y desgaste intelectual. Si esta decisión le lleva pocos minutos, son minutos que se ahorra cada día y multiplíquelo por los días del año. Ése es el valor de los protocolos, decidir previamente y con el mínimo de recursos sobre situaciones que se pueden anticipar y son repetitivas.

En la vida personal, lo cierto es que la simple decisión de qué me pongo lleva su tiempo por lo general, en unos casos bastante más que en otros, salvo que exista la necesidad de usar un uniforme o vestimenta especial. La decisión parece obvia: si sé de antemano que la mayoría de los días no tienen nada de especial y no tengo necesidad de vestimenta especial ¿por qué no anticipo la decisión y soluciono el problema permanentemente? Hay infinidad de protocolos por aplicar además de vestir siempre igual, como tener una serie de combinaciones preestablecidas y asignadas por calendario o secuencia.

Ahora pensemos en la cantidad de cosas que podríamos solucionar mediante protocolos en nuestro negocio, decisiones que nos consultan en cada ocasión:

  • Aceptar un pedido especial del cliente.
  • Solicitar un pedido al proveedor.
  • Decidir cuándo y cuánto hay que pedir de qué y a quien.
  • Cómo verificar las compras que recibimos y en su caso devolver un material erróneo, dañado o superior al pedido.
  • Entre otros muchos… que no se hacen o esperan por nuestra decisión.

De esta forma, se pierde el tiempo de quien espera nuestra decisión, perdemos tiempo al decidir algo rutinario y nos saturamos sin necesidad.

Frecuentemente recibo una contestación similar a esta: “Está muy bien, pero lleva mucho tiempo para considerar todas las posibilidades…” Y es cierto, en parte.

Lleva mucho tiempo porque es importante hacerlo bien, pero no perfecto y sólo al diseñarlo, no todos los días. Se trata de considerar la mayoría de las posibilidades habituales y sus soluciones, excluyendo las no habituales y la minoría menos importante o que no pensamos en ella desde el primer día, que para eso existen las actualizaciones.

Principio de distribución de Pareto (regla 80-20) aplicado a las decisiones: El 20% de nuestras decisiones afecta 80% de los problemas. Es un principio de distribución estadística originalmente identificado en temas de riqueza, pero sorprendentemente funciona con bastante éxito en un gran número de casos, a pesar de que por supuesto, no son cifras ni proporciones exactas. Pero indican claramente un camino: Con pocas decisiones se solucionan la mayoría de los problemas.

Esto tiene un sinfín de implicaciones y aplicaciones, hay que saber distinguir y aplicar, pero se puede decir con seguridad que, si desarrollamos protocolos para el 20% de nuestra actividad de gestión, liberaremos el 80% del tiempo que dedicamos a ella.

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